Wieso weicht die Anzahl gesendeter E-Mails von der Anzahl Empfänger ab?

Geändert am Sa, 21 Mai, 2016 um 1:16 NACHMITTAGS

Nachdem der Versand einer E-Mail-Kampagne komplett abgeschlossen ist (der Versand geht nicht mehr weiter), wird in der Übersicht (in der Spalte Gesendet) eine abweichende Anzahl gesendeter E-Mails in Relation zu der Anzahl Empfänger angezeigt, wie in dem folgenden Beispiel zu sehen ist:

Dieses Phänomen kann diverse Ursachen haben. Bevor aber darauf eingegangen wird, soll zunächst erläutert werden, was diese Werte genau darstellen.

Anzahl Empfänger / Versandaufträge (=> erfasste Versandaufträge)

Der rechte Wert - im obigen Beispiel 200 - ist die Gesamtzahl aller Empfänger zum Zeitpunkt des Versand-Starts. D.h. sobald der Live-Versand ausgelöst wird (Betätigung des Versands nach erfolgtem Test-Versand), sendet das System alle (der E-Mail Kampagne) zugewiesenen Empfänger in die Versand-Stapelverarbeitung. Die Gesamtzahl der Versand-Aufträge wird gespeichert und in der Übersicht der E-Mail-Kampagnen ausgegeben - in unserem Beispiel 200.

Nachdem der Live-Versand einmal ausgelöst wurde, werden keine neuen Aufträge in die Versand-Stapelverarbeitung aufgenommen. Also auch nicht, wenn der Versand unterbrochen wird, einer zugewiesenen Verteilerliste zusätzliche Teilnehmer hinzugefügt werden und der Versand nochmals ausgelöst wird (resp. fortgeführt). Die Empfängerzahl ist ein fester Wert, welcher die Anzahl initialer Versandaufträge darstellt.

Anzahl gesendeter E-Mails / Versandzahl (=> ausgeführte Versandaufträge)

Der linke Wert - im obigen Beispiel 193 - ist die Gesamtzahl von versendeten E-Mails. Im Idealfall ist dieser Wert, nach abgeschlossenem Versand, identisch mit der Anzahl Versandaufträge (rechter Wert). Dieser Wert stellt also die Gesamtzahl aller erfolgreich ausgeführten Versandaufträge darf. Ein Versandauftrag wird dann als erfolgreich eingestuft, wenn der zuständige E-Mail Dienst (SMTP Server) den Versand als ausgeführt meldet.

Hinweis: Ein ausgeführter Versand bedeutet nicht, dass das E-Mail beim jeweiligen Empfänger auch ankommt. Fehlsendungen werden in der Regel an die hinterlegte "Antwort Adresse (Reply)" gesendet. Es empfiehlt sich somit das Postfach dieser Adresse nach dem Versand auf Fehlsendungen zu prüfen.

Mögliche Ursachen

Nachdem der Hintergrund der Versandwerte nun erläutert wurde, werden nachfolgend einige mögliche Ursachen beschrieben, welche zu einer Abweichung der Werte führen können.

Versandproblem

Dies ist der Normalfall. Wenn ein Versandauftrag nicht erfolgreich war, also die Zustellung des E-Mails an den Teilnehmer nicht möglich war, wird der entsprechende Versandauftrag nicht zur Gesamtzahl gesendeter E-Mails gezählt.

Teilnehmer gelöscht

Nachdem der Live-Versand gestartet wurde und ein Teilnehmer, welcher als Empfänger erfasst wurde (Versandauftrag), über die Adminkonsole gelöscht wird, bevor dessen Versandauftrag abgearbeitet wurde, so wird auch dessen Versandauftrag gelöscht. Dadurch wird die Anzahl möglicher ausgeführter Versandaufträge um die Anzahl gelöschter Teilnehmer reduziert.

Teilnehmer vom Newsletter-System abgemeldet

Meldet sich ein Teilnehmer vom Newsletter-System ab (Unsubscribe), nachdem der Live-Versand gestartet wurde, jedoch dessen Versandauftrag noch nicht ausgeführt wurde, so wird dieser gelöscht bevor er ausgeführt wird. Dadurch wird die Anzahl möglicher ausgeführter Versandaufträge um die Anzahl ausgetragener Teilnehmer reduziert.